Tous les thérapeutes ont déjà vécu cette situation légèrement agaçante : vous avez un RDV, vous attendez … et le patient ne vient pas ! Pas un mot, pas un appel rien : il vous a posé un magnifique lapin !
C’est encore pire si vous avez écourté un déjeuner avec une copine et préparé un magnifique protocole en fonction de ce qu’il vous avait donné comme informations au téléphone … Grrrr
Il existe de nombreuses solutions pour réduire ce risque. La plus « pratico-pratique » consiste à relancer vos clients par SMS avant le RDV.
Je partage avec vous les principales solutions qui existent pour gérer la prise de RDV et les relances
LA PRISE DE RDV ET LA RELANCE MANUELLE
Je connais des thérapeutes qui le font manuellement depuis des années et qui s’en sortent très bien. A réserver uniquement aux personnes très rigoureuses … L’avantage de cette solution c’est qu’elle permet de personnaliser la prise en charge ainsi que vos relances ! L’effet de cette personnalisation peut être très positif pour installer dès le RDV votre relation thérapeutique et augmenter l’engagement de vos patients .
Concernant le processus, je vous conseille chaque soir avant de quitter le cabinet, de relancer vos RDVs du lendemain par un petit SMS. Si vous êtes quand même fainéant et que vous n’avez pas besoin de personnaliser le contenu (pour les nouveaux patients par exemple), rien ne vous empêche de copier/coller un modèle de SMS préécrit dans votre téléphone.
LES SOLUTIONS EN LIGNE PAYANTES
Si vous souhaitez un système pro de réservation en ligne (intégré à votre site internet ou votre page), vous pouvez opter pour l’un de ces 2 solutions :
- Reservio : à partir de 8 euros / mois dans la limite de 200 RDVs. Les relances SMS sont facturées en complément. Vous avez des packs SMS. En gros le SMS vous coûte entre 10 et 15 centimes
- ClickRDV : beaucoup plus cher puisqu’il vous revient à 29 euros / mois. Le SMS coûte 10 centimes.
Je vous déconseille ces solutions pour une activité de thérapeute. Sauf si bien sûr vous croulez sous les réservations et que vous avez les moyens
UNE SOLUTION EN LIGNE (EN PARTIE) GRATUITE
La solution la plus utilisée est Calendly. Calendly est super en version gratuite pour proposer la prise de RDV à vos clients directement en ligne depuis votre site web.
Avec cette offre gratuite vous ne pouvez gérer qu’un seul type de prestation et 1 seul calendrier. Mais elle vous permet l’essentiel :
- définir vos créneaux de disponibilité
- les mettre à jour
- et permettre à vos patients de réserver une séance très simplement en ligne
La version 8 dollars / mois prend en charge les relances par email (le site affiche les prix en dollars mais vous payez en euros)
Pour la notification de relance par SMS, il faudra opter pour la version à 12 dollars environ par mois.
Si vous souhaitez offrir la possibilité d’une prise de RDV en ligne sans souscrire aux plateformes comme Doctolib, alors cette solution est la meilleure. Elle propose aussi les notifications les moins chères du marché !
MON CONSEIL
Je vous déconseille d’automatiser complètement la prise de RDV. C’est un peu chronophage de gérer les prises de RDV au téléphone mais cela vous permet de filtrer certains patients et de commencer le « travail » dès la prise de RDV ! J’y reviendrai mais c’est pour moi une des clés essentielle de votre succès en tant que thérapeute, surtout au lancement de votre activité.
Je vous conseille donc par exemple de prendre les RDV au téléphone puis d’utiliser Calendly pour gérer les relances automatiquement.
QUELLE EST VOTRE RETOUR D’EXPÉRIENCE ?
Et vous, comment gérez-vous la prise de RDV ? Est-ce que vous relancez vos patients ? Avez-vous constaté une baisse des « lapins » grâce aux relances ?
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